Kurumun kendi adresindeki form
Her kurumun kendi alt alan adı var ve kamuya açık form orada duruyor. Başvuran hesap açmıyor; formu doldurup bir referans numarası alıyor.
Nasıl çalışır
Bir şikayet geldiğinde ne olduğunu baştan sona anlatıyor: kaydın nereden doğduğu, kime düştüğü, hangi durumlardan geçebildiği ve geride ne iz bıraktığı.
1. Kayıt doğar
Personel eliyle kayıt
Telefonla ya da dilekçeyle gelen başvuruyu personel başkası adına kaydediyor. Kaydın hangi kanaldan geldiği üzerinde yazılı kalıyor.
Topluluk ile çalışan ayrı hatlarda
Projede çalışanın bildirimi ile halktan gelen şikayet aynı listede karışmıyor. Kimin hangisini göreceği kayıt türüne bağlı; kullanıcının hatırlamasına değil.
2. Kayıt yerini bulur
Kategori ve birim
Kayıt kurumun kendi kategori ağacına ve ilgili birimine bağlanıyor. Kamuya açık formda yalnızca kurumun açık bıraktığı kategoriler seçilebiliyor.
Çevre mi, sosyal mı
Her kayıt bir disipline ait ve disiplinler arasında devredilebiliyor. Devir bir kişiye değil bir alana yapılıyor: o alanın sorumlusu değiştiğinde kayıt yerinde kalıyor.
Tehlike seviyesi
Çalışan bildirimlerinde tehlike seviyesi işaretleniyor; yüksek seviye ayrıca haber veriliyor.
3. Kayıt yürür
Beş durum, sayılı geçiş
Alındı, inceleniyor, aksiyon alındı, kapatıldı, reddedildi. Hangi durumdan hangisine geçilebileceği sabit: listede olmayan geçiş yapılamıyor.
Ret bir erken çıkış
İlgisiz bir ihbar, incelenmiş gibi görünmek zorunda kalmadan gerekçesiyle reddediliyor. Gerekçe yalnızca redde yazılıyor ve redde zorunlu.
Kapanan kayıt kapalı kalır
Kapatılan ve reddedilen kayıtlar son durumda; yeniden açmak ayrı bir yetki isteyen ayrı bir iş ve bugün yapılmıyor.
4. Kayıt konuşur
İç not ve başvurana açık not
Her not hangi tarafın göreceğini üzerinde taşıyor. İç değerlendirme varsayılan olarak içeride kalıyor.
Ek dosyalar taranır
Görsel, ses ve belge yükleniyor; her dosya güvenlik taramasından geçiyor ve izin verilmeyen tür kabul edilmiyor.
Bildirim doğru kişiye gider
Yeni kayıt, o disiplinden sorumlu ve kaydı görmeye yetkili kişilere haber veriliyor. Alıcı role göre değil yetkiye göre seçiliyor: kurum rolleri kendi tanımladığı için bir rol adına bağlanmak, yetkisiz birine haber göndermek olurdu.
5. Kayıt iz bırakır
Her yazma işlemi kaydediliyor
Kim, ne zaman, hangi kanaldan, önceki ve sonraki değer. Kaydın geçmişi ekranda okunabiliyor.
Kişisel veri maskeli kalıyor
Başvuranın iletişim bilgisini görüntülemek ayrı bir adım ve o görüntüleme de ize yazılıyor.
Silme yok, saklama süresi var
Kayıtlar fiziksel olarak silinmiyor. Saklama süresini kurum seçiyor; bitişine altı ay kala birden çok yetkiliye hatırlatma gidiyor.